Amministratori
La voce Amministratori e utile soprattutto se lavori con condomini, residence o immobili gestiti da uno studio di amministrazione.
In questa sezione puoi tenere separato il soggetto che amministra lo stabile dal condominio vero e proprio. Questo ti aiuta a lavorare meglio quando devi:
- sapere chi approva o riceve i documenti
- distinguere il referente amministrativo dal luogo dove si svolge il servizio
- controllare rapidamente condomini collegati, documenti e insoluti
Cosa trovi nella lista amministratori
Section titled “Cosa trovi nella lista amministratori”Quando apri Anagrafiche > Amministratori, entri nell’elenco generale degli amministratori registrati.
Esempio della lista amministratori con contatti, insoluti e azioni rapide.
Pulsanti principali
Section titled “Pulsanti principali”- Importa: utile se vuoi caricare piu amministratori in una volta sola
- Nuovo amministratore: apre la scheda completa per registrare un nuovo studio o referente
- Ordina per qt fatture insolute: mette in evidenza gli amministratori collegati a piu insoluti
- Ordina per ragione sociale: riordina l’elenco in modo alfabetico
Cosa vedi in tabella
Section titled “Cosa vedi in tabella”Per ogni amministratore il programma mostra:
- Nome o ragione sociale
- Contatti: telefono, cellulare, email e PEC
- Indirizzo principale
- Attivo / Disattivo
- Notifica insoluti
- Insoluto totale
- Azioni rapide
- Gestione
Azioni rapide
Section titled “Azioni rapide”Dalla lista puoi fare molte operazioni senza entrare nella scheda completa.
- Statistiche: apre il riepilogo collegato all’amministratore
- Chiama fisso / Chiama mobile
- Email / PEC
- PDF insoluti: scarica l’elenco degli importi aperti
- Sollecito via email: prepara una comunicazione di recupero crediti
- Modifica
- Elimina
La scheda amministratore
Section titled “La scheda amministratore”Quando apri un amministratore o ne crei uno nuovo, entri in una schermata piu completa della sola anagrafica.
Esempio della scheda amministratore nella tab anagrafica.
In alto trovi:
- Torna all’elenco
- Salva o Aggiorna amministratore
Se la scheda e gia esistente, compaiono anche tab aggiuntivi come condomini assegnati e fatture non pagate.
Tab Anagrafici
Section titled “Tab Anagrafici”Questa e la parte base della scheda.
Qui puoi compilare:
- ragione sociale
- nome e cognome referente
- partita IVA
- codice fiscale
- email e PEC
- telefono, cellulare e fax
- agente assegnato
- modalita di pagamento
- IBAN
- note
Quando conviene compilarla bene
Section titled “Quando conviene compilarla bene”Una scheda amministratore completa ti aiuta quando:
- devi inviare fatture o solleciti alla persona giusta
- vuoi tenere separati studio amministrativo e condominio
- lavori con piu stabili gestiti dallo stesso soggetto
Tab Indirizzo
Section titled “Tab Indirizzo”Qui salvi l’indirizzo principale dello studio o del referente amministrativo.
Esempio del tab indirizzo principale dell’amministratore.
Puoi compilare:
- via
- civico
- CAP
- citta
- provincia
- stato
Tab Persone di riferimento
Section titled “Tab Persone di riferimento”Questa area serve a registrare altri contatti collegati all’amministratore.
Esempio del tab dedicato ai referenti dell’amministratore.
E utile quando nello stesso studio hai piu persone da contattare, ad esempio:
- referente amministrativo
- contabile
- addetto ai fornitori
- contatto per urgenze
Tab Destinazione
Section titled “Tab Destinazione”Questa tab serve per l’indirizzo DDT o per una destinazione diversa da quella principale.
Esempio del tab destinazione DDT dell’amministratore.
Ti serve quando:
- l’indirizzo amministrativo e diverso da quello operativo
- vuoi separare studio amministrativo e luogo di consegna
- devi usare dati diversi nei documenti di trasporto
Tab Condomini assegnati
Section titled “Tab Condomini assegnati”Questa e una delle parti piu utili della scheda quando lavori nel settore condominiale.
Esempio del tab che mostra i condomini collegati all’amministratore.
Qui il programma ti mostra i condomini gia collegati a quell’amministratore.
A cosa serve
Section titled “A cosa serve”Ti permette di vedere subito:
- quali condomini fanno capo allo stesso amministratore
- quanti stabili sono collegati
- l’indirizzo di ogni condominio
- l’eventuale insoluto totale del singolo condominio
Per un titolare di impresa di pulizie questa vista e molto utile, perche aiuta a capire rapidamente il peso operativo e amministrativo di uno studio.
Tab Fatture non pagate
Section titled “Tab Fatture non pagate”Questa tab raccoglie gli insoluti collegati all’amministratore, raggruppati per cliente o condominio.
Esempio del tab con le fatture non pagate collegate all’amministratore.
Cosa puoi vedere
Section titled “Cosa puoi vedere”- cliente o condominio collegato
- numero e data fattura
- totale
- importo pagato
- residuo
- totale aperto per gruppo
Perche e utile
Section titled “Perche e utile”Ti aiuta a:
- controllare gli importi aperti senza uscire dalla scheda
- capire subito dove sono concentrati i ritardi di pagamento
- scaricare il PDF degli insoluti
Tab Archivio documentale
Section titled “Tab Archivio documentale”Anche la scheda amministratore ha una gestione documentale dedicata.
Esempio del tab archivio documentale dell’amministratore.
Qui puoi raccogliere, ad esempio:
- deleghe
- documenti di identita
- contratti
- lettere di incarico
- allegati amministrativi
La logica e la stessa gia vista nei clienti:
- puoi caricare i file dalla colonna laterale
- puoi aggiungere una descrizione
- i documenti vengono salvati in modo definitivo dopo il salvataggio della scheda
Tab Preferenze
Section titled “Tab Preferenze”Qui trovi le impostazioni pratiche dell’amministratore.
Esempio del tab preferenze e accessi dell’amministratore.
Di solito puoi gestire:
- amministratore attivo
- invio fatture via email
- notifica insoluti
- eventuale password accesso
Come usare bene questa schermata
Section titled “Come usare bene questa schermata”Un ordine semplice di lavoro puo essere questo:
- inserisci anagrafica e contatti principali
- compila indirizzo e destinazione se diversa
- aggiungi eventuali persone di riferimento
- collega i condomini corretti
- carica i documenti utili
- controlla insoluti e preferenze
Collegamento con app Operatore
Section titled “Collegamento con app Operatore”La scheda amministratore non e una vista usata direttamente dall’operatore.
L’impatto e indiretto: dati amministrativi ordinati aiutano a mantenere coerenti i flussi cliente-condominio che poi entrano in programmazione e attivita operative.
Filtri disponibili
Section titled “Filtri disponibili”In questa lista puoi usare:
- ricerca testuale per nome, ragione sociale o riferimento anagrafico
- filtri contestuali della schermata, ad esempio stato attivo/non attivo o periodo
- ordinamento e paginazione quando presenti
In sintesi
Section titled “In sintesi”La sezione Amministratori non serve solo a salvare un nominativo. E una scheda di controllo che ti aiuta a collegare:
- studio amministrativo
- condomini gestiti
- documenti
- contatti
- insoluti
Per chi lavora nelle pulizie condominiali, e una sezione molto importante per mantenere ordine tra parte operativa e parte amministrativa.