Documenti

La gestione Documenti e una funzione trasversale del programma. Non appartiene solo ai clienti: puo comparire anche in altre sezioni, con la stessa logica di base ma con scopi diversi.

Per questo motivo questa pagina diventa il punto di riferimento comune per tutte le situazioni in cui il gestionale permette di:

caricare file
allegare documenti a una scheda
archiviare file gia salvati
aprire o scaricare documenti
eliminare file non piu utili

A cosa serve la gestione documentale

La funzione documentale serve a tenere nello stesso posto i file collegati a persone, aziende, attivita o procedure del gestionale.

In pratica evita di dover cercare i documenti:

nelle email
sul desktop
in cartelle sparse nel computer
in archivi separati non collegati al lavoro quotidiano

Logica comune che ritroverai nel programma

Quando incontrerai una sezione documentale, nella maggior parte dei casi troverai questi elementi.

Area di caricamento

Di solito puoi:

trascinare uno o piu file
cliccare per selezionare i documenti dal dispositivo
caricare allegati in piu passaggi

Descrizione del documento

Spesso puoi aggiungere una descrizione per spiegare meglio il contenuto del file.

Questa descrizione e utile per:

riconoscere subito il documento
distinguere file simili
lasciare ordine nell’archivio

Stato del documento

In alcune schermate il file puo essere:

gia salvato
in attesa di salvataggio finale

Questo succede quando il documento viene caricato nella schermata ma viene confermato solo dopo il salvataggio della scheda principale.

Azioni disponibili

Normalmente puoi:

aprire un file
scaricarlo
eliminarlo
controllarne nome, data, dimensione o descrizione

Dove andremo a documentarla

Da ora in poi, ogni volta che incontreremo una gestione documentale in una schermata del software, aggiorneremo anche questa pagina.

L’obiettivo e costruire una guida unica che raccolga tutte le situazioni documentali del programma, ad esempio:

documenti del cliente
documenti del personale
documenti collegati ad altre anagrafiche
allegati operativi o amministrativi in altre sezioni

Documenti gia rilevati

Clienti

Nella scheda cliente e presente un archivio documentale con caricamento file, descrizione, stato del documento, apertura e cancellazione.

Per il dettaglio operativo vedi anche la pagina dedicata:

Clienti

Amministratori

Anche la scheda amministratore ha una gestione documentale dedicata, con la stessa logica di caricamento laterale e archivio nella tab documenti.

In pratica puoi:

caricare deleghe, contratti o allegati amministrativi
assegnare una descrizione ai file
distinguere documenti in attesa da documenti gia salvati
aprire o rimuovere i file dall’archivio

Per il dettaglio operativo vedi anche:

Amministratori

Condomini

Anche la scheda condominio include una gestione documentale dedicata.

In questo caso e utile per raccogliere file legati allo stabile, ad esempio:

documenti tecnici
comunicazioni dell’amministratore
allegati operativi
documenti amministrativi del condominio

Anche qui ritrovi la stessa logica comune:

upload da colonna laterale
descrizione dei file
archivio documentale nella tab dedicata
salvataggio definitivo dopo il salvataggio della scheda

Per il dettaglio operativo vedi anche:

Condomini

Fornitori

Anche i fornitori hanno un archivio documentale integrato nella scheda anagrafica.

Qui la funzione e utile per raccogliere file come:

listini
certificazioni
contratti
schede tecniche
allegati amministrativi

La logica resta coerente con le altre anagrafiche:

caricamento dalla colonna laterale
descrizione del documento
archivio nella tab dedicata
salvataggio definitivo dopo il salvataggio della scheda

Per il dettaglio operativo vedi anche:

Fornitori

Personale

La scheda del personale ha una gestione documentale ancora piu importante, perche i file del dipendente possono avere valore operativo, amministrativo e di sicurezza.

Qui puoi incontrare due logiche diverse:

archivio documentale interno del dipendente
documenti visibili al dipendente, cioe file condivisi direttamente con l’operatore

Esempi pratici:

contratto
documenti di identita
attestati
consegna DPI
comunicazioni aziendali
file che vuoi rendere disponibili direttamente al lavoratore

Per il dettaglio operativo vedi anche:

Personale

Impatto sull’app Operatore

I documenti pubblicati come visibili al dipendente o condivisi aziendali vengono mostrati nell’app operatore.

Di conseguenza:

un nuovo documento condiviso puo generare notifica lato operatore
la modifica/eliminazione cambia immediatamente la disponibilita del file
la conferma lettura, quando prevista, avviene lato app operatore

Per il dettaglio causa -> effetto vedi:

Mezzi

Anche la scheda del mezzo include un archivio documentale dedicato.

Qui la gestione documenti e utile per raccogliere file come:

libretto
polizza assicurativa
revisione
documenti di acquisto
allegati tecnici o di controllo

La logica resta coerente con le altre sezioni:

caricamento dei file dalla schermata del mezzo
descrizione del documento
archivio consultabile nella tab dedicata
salvataggio definitivo dopo il salvataggio della scheda

Per il dettaglio operativo vedi anche:

Mezzi

Come verra mantenuta questa guida

Procedendo con la documentazione del software:

analizzeremo una schermata alla volta
spiegheremo la funzione documentale nel contesto di quella schermata
aggiorneremo anche questa pagina con il riepilogo generale

In questo modo avrai sia:

una spiegazione specifica dentro la pagina della singola funzione
una guida unica dedicata a tutta la gestione documentale del programma

Funzionalita disponibili

upload file da diverse sezioni del gestionale
gestione descrizione documento
apertura, download ed eliminazione allegati
archivio documentale collegato alla singola scheda
separazione tra file temporanei e file salvati in modo definitivo

Filtri disponibili

ricerca per nome o descrizione documento dove presente
filtri contestuali per tipologia/stato del file nelle schermate che li prevedono
ordinamento e paginazione nelle liste documentali estese